در سال 2006 به نظر می­رسید که همه چیز برای کری نیوهوف(Carey Nieuwhof) خیلی خوب پیش می‌رود. سازمان او، در اواخر سی سالگی بزرگتر از آن چیزی بود که هر کسی انتظار داشت. او با دوست دوران دبیرستان­اش ازدواج کرده بود و دو پسر سالم داشت.

اما در واقعیت، داستان متفاوت بود. او شغلش را تقریبا غیرقابل تحمل توصیف می­کرد و این به سلامت و زندگی خانوادگی او آسیب رسانده بود. او در یک مارپیچی از استرس فرو رفته بود و دلش می­خواست که همه چیز را رها کند و روزها را فقط روی یک تخت سپری کند اما می­دانست باید راه دیگری وجود داشته باشد. او که نمی­خواست از زندگی­ای که ساخته بود فرار کند، نهایتا سه عامل کلیدی برای بهبود فرسودگی شغلی پیدا کرد.

او درعین تلاش برای حفظ زندگی پرتکاپویی که داشت، به کارهایی که سایر افراد موفق انجام داده‌بودند نگاه کرد. چیزی که او متوجه شد این بود که

افراد موفق فقط زمان خود را مدیریت نمی­کنند بلکه آن‌ها یک استراتژی قوی برای استفاده از انرژی و اولویت­‌بندی کارهای خود نیز دارند به طوری که هر سه‌ این‌ها برای آن‌ها و در جهت اهدافشان کار می‌کنند.

او به محض اینکه توانست این سه دارایی کلیدی را با هم هماهنگ کند، نه تنها از فرسودگی شغلی نجات پیدا کرد بلکه از نظر جسمی و روحی بهبود یافت.

اولین دارایی کلیدی ما مدیریت زمان است. یکی از دلایلی که شما هرگز آن را به اندازه کافی ندارید، عدم تمرکز بر زمانتان است چون احتمالاً با تمام ساعات روز یکسان رفتار می­کنید اما نباید اینطور باشد. زمان شما با حواس پرتی و کارهای کوچک تلف می­شود. درواقع زمان می‌گذرد اما شما هنوز به چیزهای مهم نپرداخته­اید.

در حالی که بیشتر مردم می­دانند که باید مدیریت زمان داشته باشند اما تعداد کمی به دومین دارایی کلیدی یعنی انرژی خود توجه می­کنند. وقتی نتوانید از سطح انرژی خود به درستی استفاده کنید، در نهایت انرژی کمی برای کارهای اصلی باقی می‌ماند و زمان مفید خود را هم هدر می‌دهید.

سومین و آخرین دارایی کلیدی اولویت­ها هستند. وقتی به دیگران اجازه می‌دهید که به جای شما تصمیم بگیرند و شما را مجبور کنند که کاری که آن‌ها می‌خواهند را انجام دهید، درواقع اولویت­هایتان توسط دیگران ربوده شده است. آن‌ها شما را مجبور می‌کنند به جای اولویت‌های خود روی اولویت‌های آن‌ها تمرکز کنید.

نکته کلیدی این است که نه گفتن را یاد بگیرید و از گفتن آن احساس خوبی داشته باشید.

در این کتاب نحوه فرار از مارپیچ استرس را بررسی می­کنیم و در عوض با همسو کردن زمان، انرژی و اولویت‌های خود، در نقطه مقابل آن یعنی مارپیچ رشد، قرار می­گیریم.

تصور کنید ساعت 2 بعدازظهر است و شما درحال تمرکز روی ارائه همکار خود هستید اما درواقع به خلال دندان نیاز دارید تا پلک­های خود را باز نگه دارید چون از صبح تا الان انرژیتان مصرف شده.

انرژی شما در طول روز در حال کاهش است و این کاملا طبیعی است به عنوان مثال محققان کشف کرده‌اند که میزان خطا در طول روز در میان متخصصان بیهوشی با گذشت زمان افزایش می­یابد. نکته مهم این است که چرخه انرژی خود را بشناسید تا بتوانید نهایت استفاده را از آن ببرید. چرخه انرژی هر فرد با دیگری متفاوت است اما معمولا هر روز سه تا پنج ساعت در بهترین حالت خود هستید. نویسنده این زمان پرانرژی را حالت سبز شما می­نامد و مشخصه آن تمرکز بالا، انرژی زیاد و روحیه خوب است.

با اینکه ما ساعات محدودی در طول روز در حالت پرانرژی خود هستیم اما بسیاری از افراد در حالت سبزشان، کارهای روتین و غیر استراتژیک مانند چک کردن ایمیل انجام می‌دهند درحالیکه باید در این زمان مهم­ترین و سخت­ترین کارها انجام شود.

اما بقیه ساعات روز چطور؟ نویسنده به زمان‌هایی که احساس می­کنید نه انرژی زیادی دارید و نه کم، حالت زرد می‌گوید. در این منطقه، نباید کارهای مهم­تان را انجام دهید.

منطقه قرمز ساعاتی است که در کمترین میزان سطح انرژی خود قرار دارید، احساس تنبلی می­کنید، برای انجام یک کار باید خود را مجبور کنید و البته برای تمرکز کردن روی کارها باید تلاش­کنید.

در طی چند روز یا هفته آینده، زمانی را برای کشف چرخه انرژی خود اختصاص دهید. بررسی کنید که چه زمانی بیشترین انرژی را دارید و آماده انجام هر کاری هستید یا در چه زمانی تنها کاری که می‌خواهید انجام دهید، چرت زدن است. از رنگ­های سبز، زرد و قرمز برای ترسیم ساعاتی که در هر منطقه سپری می­کنید استفاده کنید.

چند نکته مهم:

• ساعات منطقه سبز­تان لزوماً متوالی نیست. به عنوان مثال، بهترین ساعات نویسنده بین 7 تا 11 صبح است و بعد انرژی­اش در حوالی ساعت 13:00 بعد از ظهر افزایش می­یابد.
• وسواس به خرج ندهید چون این مناطق در روزهای مختلف می­تواند متغییر باشد.
•  منطقه سبز خود را بیش از حد زیاد نکنید زیرا فقط به ضررتان می­شود. سه تا پنج ساعت برای قرار گرفتن در چرخه­ رشد کافی است.

در نکات بعدی، انواع مسئولیت­هایی که می­توانید در هر منطقه انجام دهید را بررسی خواهیم کرد.

تا اینجا با چرخه انرژی و حالاتتان در ساعات مختلف آشنا شدید. حال در هر منطقه چه کاری باید انجام داد؟

به حداکثر رساندن بهره وری در منطقه سبز خود با انجام وظایفی که بیشترین اهمیت را دارند. درواقع در این ساعات باید به استعداد­هایتان، کارهایی که برای آن‌ها اشتیاق­ دارید یا تأثیرگذار هستید اختصاص یابد.

استعداد­هایتان شامل کارهایی می‌شود که برای شما آسان است و برای دیگران دشوار. برای مثال، نویسنده می‌تواند در مقابل مخاطبان زیادی بدون آمادگی یا یادداشتی صحبت کند اما همین کار، بسیاری را به وحشت می‌اندازد. اما به استعداد ذاتی خود بسنده نکنید؛ منطقه سبز برای توسعه این استعدادها نیز است. از این منطقه برای افزایش مهارت­های خود، یادگیری و تمرین چیزهای جدید استفاده کنید.

اشتیاق کاری است که دوست دارید انجام دهید. احتمالا شما به چیزی که در آن مهارت دارید علاقه دارید، اما اشتیاق شما می­تواند فراتر از استعداد­هایتان باشد. به دنبال فعالیت‌هایی باشید که به شما انرژی می‌دهند نه اینکه شما را خسته می­کنند. همچنین کارهایی که برایتان مفید است یا حتی کارهایی که نمی‌توانید بدون آن‌ها زندگی کنید. این‌ کارها ممکن است شامل سرگرمی­ها یا گذراندن وقت با عزیزان هم باشد.

در نهایت در منطقه سبز خود روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین تغییر را در زندگی­تان ایجاد می­کند یا اهداف بزرگ زندگیتان هستند چون این‌ها اغلب مسئولیت­های اصلی شما هستند که بیشترین اهمیت را برای شما دارند. از خود بپرسید من در زندگیم به چه چیزی می­خواهم برسم؟ پس از رسیدن به پاسخ این سوال، زمان‌های منطقه سبز خود را برای رسیدن به آن‌ها صرف کنید.

هنگامی که وظایف مهم را در منطقه سبز انجام دادید، آزاد هستید که کارهایی که به انرژی کمتری نیاز دارند را انجام دهید. از نواحی زرد رنگ خود برای کارهای نسبتاً سخت که نیازمند انرژی متوسط هستند، استفاده کنید برای مثال، رسیدگی به ایمیل­های شرکت یا برگزاری جلسات.

مناطق قرمز برای کم اهمیت­­ترین وظایف شماست و به یاد داشته باشید که این منطقه برای تصمیم گیری­های مهم یا کارهای حساس مانند رسیدگی به درگیری­های بین فردی نیست.

اکنون کمی زمان بگذارید تا وظایف و اهداف خود را در هر منطقه بنویسید. هر چیزی که مهم است، انرژی بخش است و در آن مهارت دارید، در منطقه سبز می­رود. چه وظایفی را می­توانید برای مناطق زرد بگذارید؟ و فکر کنید چگونه می توانید ساعات کم انرژی مناطق قرمز را به بهترین نحو سپری کنید؟

روی میزتان می­نشینید و تقویم را باز می­کنید. در کمال تعجب برنامه­تان خالی است. از ساعت 8:30 صبح تا 4:30 بعد از ظهر هیچ کاری ندارید. این عالی است و بالاخره می­توانید آن پروژه بزرگی را که رویای آن را داشتید شروع کنید اما چند دقیقه بعد . . . زنگ خانه به صدا در می­آید! پشت در همکارتان است. فقط به پنج دقیقه برای گفت‌وگو با شما نیاز دارد اما این زمان تبدیل به 20 دقیقه می­شود. در همین حین پیام جلسه اضطراری در بعد از ظهر برایتان می­آید. وقتی بالاخره به پروژه خود برمی­گردید، روز تقریباً تمام شده است. شما تمام روز کار کردید اما به هیچ هدفی نرسیدید.

اتفاقی که افتاد این است که اولویت‌های شما توسط حواس‌پرتی‌ها و کارهایی که اولویتتان نبود، ربوده شدند. شما روز را صرف عکس العمل نشان دادن به هر چیزی که برایتان پیش آمد کردید؛ کارهای به ظاهر فوری اما غیرضروری که وقت شما را می­خورند.

در عصر فناوری، همه چیز برای جلب توجه شما در رقابت هستند. یک مطالعه نشان داده است که افراد به طور متوسط در یک روز ۲۶۱۷ بار گوشی هوشمند خود را لمس می کنند! تعجبی ندارد که نمی­توانید تمرکز کنید.

شما مانند گیاهی هستید که برای رشد به اکوسیستم مناسب نیاز دارید. پس با ایجاد یک فضای کاری دنج و بدون حواس پرتی، خود را برای موفقیت آماده کنید.

اولین کار این است که اعلان‌ها و نوتیفیکیشن‌های گوشیتان را خاموش کنید.

در واقعیت همیشه کارهای فوری و ضروری وجود دارد که وقت شما را می­گیرد، مانند جواب دادن به تماس رئیس یا آماده شدن برای یک سخنرانی اما کلید به حداکثر رساندن منطقه سبز خود، دانستن وظایف مناسب و اولویت بندی آن‌ها است.

یک استراتژی مفید، تمرکز بر فعالیت­هایی با بازده بالا است. ویلفردو پارتو، اقتصاددان ایتالیایی، مشاهده کرد که اغلب 20 درصد تلاش ما دلیل ۸۰ درصد نتایج هستند. به طور مثال نویسنده متوجه شد که با الویت قرار دادن چند کار کوچک مانند ارائه محتوای عالی و گسترش فرهنگ کاری سالم، ارزش سازمان او افزایش می‌یابد.

نویسنده در کودکی زمان زیادی را در خانه مادربزرگش می­گذراند. هر روز ساعت ده، دوستش نانسی زنگ می­زد و مادربزرگ همیشه با اکراه جوابش را می­داد چون نانسی می­توانست ساعت­ها صحبت کند. مادربزرگ هرگز راهی مودبانه برای قطع تماس پیدا نکرد و حتی گاهی از نوه‌اش برای نجات خود کمک می‌خواست.

تا اینجا فهمیدیم که همه چیز معمولاً می­خواهند توجه شما را جلب کنند و تمرکز و اولویت­های شما را بدزدنند. اما این بار به سراغ روابط می‌رویم. روابط مهم هستند و شما همچنین نمی­خواهید بد رفتار کنید.

اصل پارتو از نکته قبلی را به یاد دارید؟ این اصل در مدیریت روابط هم به کار می‌رود. 80 درصد از زمان خود را با افرادی که به شما انرژی می­دهند و افرادی که بیشتر به آن‌ها اهمیت می­دهید، بگذرانید.

واقعیت این است که اگر برای وقت خود که با دیگران سپری می­کنید اولویت قائل نشوید، دیگران به جای شما برای زمانتان تصمیم خواهند گرفت.

رابین دانبار، انسان شناس بریتانیایی، این نظریه را مطرح کرد که سقفی برای تعداد روابط معناداری که انسان­ها می­توانند ایجاد کنند، وجود دارد.

سه دایره متحدالمرکز را تصویر کنید. سه تا پنج رابطه عمیق شما در مرکز قرار دارند. اینها افرادی هستند که هفته­ای یک بار با آن‌ها ارتباط دارید. دایره دوم شامل 12 تا 15 نفر در گروه دوستی شماست که مثلاً ماهی یک بار با آن‌ها ارتباط برقرار می­کنید.

در بیرونی­ترین دایره، شبکه گسترده شما قرار دارد. بیشتر انسان­ها گنجایش 150 نفر را در این دایره دارند که تقریباً به اندازه روستاهای باستانی انسان است. نظریه دانبار به نشان دادن این نکته کمک می­کند که لازم نیست با همه افراد زندگی خود یکسان رفتار کنید زیرا ظرفیت شما برای روابط مختلف محدود است.

بنابراین داشتن یک استراتژی واضح برای «نه» گفتن بسیار مهم است، در غیر این صورت به طور پیش فرض «بله» را انتخاب می­کنید. سعی کنید با ملایمت نه بگویید تا پل­های پشت سرتان را خراب نکنید و احساسات دیگران را جریحه‌دار نکنید. به عنوان مثال، بگویید که واقعا دوست دارید با آن‌ها وقت بگذرانید و ابراز همدردی کنید که نمی­توانید، اما قاطع باشید. در آخر از اینکه به شما فکر می­کنند تشکر کنید.

چند سال پیش نویسنده یک خودروی شاسی بلند جدید خرید و در مدت کوتاهی بیش از 300000 مایل رانندگی کرد اما همچنان نو بنظر می­رسید و مردم مدام می‌پرسیدند که او چگونه این مقدار مسافت را پیموده است. هیچ راز بزرگی وجود نداشت: او همیشه ماشین را برای سرویس­های خودرو می­برد.

تعمیر کردن چیزی قبل از شکستن آن اغلب آسان­تر و کم هزینه­تر از بعد از شکستن آن است. همه ما می‌دانیم که استرس بخشی از زندگی است؛ تغییر هم همینطور. استرس و تغییر هر دو می­توانند شما را به سمت مارپیچ‌های بد زندگی بکشانند بنابراین بیایید چند استراتژی برای حفظ موفقیت و جلوگیری از شکست بررسی کنیم.

اولین استراتژی این است که برای همه اولویت­های خود برنامه ریزی کنید حتی زمان وقت گذراندن با خانواده. به خاطر داشته باشید که هفته هرگز آنطور که برنامه ریزی کرده­اید پیش نمی­رود و این اشکالی ندارد.کمال­گرا نباشید اما برنامه ریزی برای همه اولویت­ها به شما کمک می­کند تا در مسیر خود قرار بگیرید.

بسیاری از مردم احساس می­کنند که کنترلی بر برنامه خود ندارند. ممکن است فکر کنید که اگر رئیس باشید، این استراتژی­ها به راحتی قابل اجرا هستند، اما واقعیت این است که خیلی از مشاغل انعطاف پذیری بسیار کمی دارند. اگر واقعاً صادقانه به برنامه خود نگاه کردید و دیدید جایی برای سر خاراندن ندارید، می­توانید با رئیس خود صحبت کنید تا ببینید آیا چیزی می­تواند تغییر کند یا خیر. به عنوان مثال، می توانید زمان شروع خود را طوری تنظیم کنید که با منطقه سبزتان سازگاری بیشتری داشته باشد.

حتی اگر کنترل زیادی روی 40 ساعت کار در هفته خود نداشته باشید، هنوز 128 ساعت کاملاً متعلق به شماست. البته کارهای خانه نیز می‌تواند بسیار پرمشغله باشد، به‌ویژه در مراحل خاصی از زندگی مانند تربیت فرزندان خردسال، مراقبت از والدین بیمار، یا دست و پنجه نرم کردن با بیماری.

گاهی اوقات ممکن است برنامه شما نیاز به تغییر کردن برای مطابقت با آن مرحله از زندگی شما داشته باشد. به عنوان مثال، اگر کودکی در راه دارید، ممکن است زمان مناسبی برای شروع یک پروژه بلندپروازانه نباشد.

اگر زمانی احساس کردید که از چرخه رشد خود دور شده­اید، نحوه گذراندن وقت خود را پیگیری کنید. آیا مناطق شما تغییر کرده است؟ چه چیزی وقت شما را تلف می­کند؟ اولویت­هایتان تغییر کرده است؟ اصولا بهتر است تغییر را بپذیرید، زیرا در نهایت این اتفاق خواهد افتاد.